Migrar do Trello ou ClickUp sem perder sua estrutura

Você decidiu trocar de sistema, abriu a tela nova e parou na primeira pergunta: recriar na mão os quadros, as listas, as etapas de aprovação e os campos que a agência levou dois anos ajustando. A conta mental já assusta antes do primeiro clique.

Então a migração vira projeto paralelo, alguém fica responsável, a semana passa e a equipe continua no Trello. O sistema novo fica aberto numa aba, sem nenhum cliente dentro.

Você vai ler neste post

• O que trava a troca de sistema na agência e como resolver

• Como importar a estrutura do Trello, ClickUp ou Notion no NAMTAB

• Como trazer a estrutura do Operand ou de outro sistema por prints

• Vantagens de importar em vez de recriar

O que trava a troca de sistema na agência e como resolver

A migração emperra no trabalho de transportar a lógica da operação: quem recebe a demanda, em que ordem ela anda, o que precisa de aprovação do cliente, quais campos a equipe preenche. Três práticas resolvem boa parte disso, com ou sem ferramenta.

Mapeie o fluxo real antes de recriar qualquer coisa

Abra seu quadro atual e escreva, em uma folha só, as etapas pelas quais um job passa do briefing à entrega. Marque quais etapas existem porque o processo pede e quais existem porque alguém improvisou numa sexta-feira. Agência média descobre aqui que tem quatro listas mortas e uma etapa de aprovação parada há meses.

Separe estrutura de histórico

Estrutura é o molde: quadros, listas, status, campos, responsáveis. Histórico são os cards antigos, comentários e anexos de jobs já entregues. Levar estrutura é rápido e muda a operação a partir de amanhã. Levar histórico inteiro costuma consumir dias e serve para consulta. Migre a estrutura primeiro e deixe o histórico no sistema antigo em modo leitura por alguns meses.

Rode uma semana em paralelo com um cliente só

Escolha um cliente de rotina previsível, social ou tráfego, e opere o mês dele no sistema novo enquanto o resto segue no antigo. Em cinco dias você descobre o campo que faltou e a etapa que sobrou, com risco baixo. Depois dessa semana a equipe inteira entra sabendo onde clicar.

Como importar a estrutura do Trello, ClickUp ou Notion no NAMTAB

Com a importação você evita recriar quadros e etapas na mão. O Neo abre uma conexão de leitura com a ferramenta que sua agência usa hoje, lê a organização dos quadros, listas, status e campos, e encerra o acesso quando termina. O Neo não altera nada no sistema de origem.

1. Entre no Workflow Studio pelo menu lateral do NAMTAB.

2. Na tela de abertura, escolha a opção de trazer a estrutura de um sistema que você já usa, em vez de começar do zero.

3. Selecione Trello, ClickUp ou Notion na lista de conexões disponíveis.

4. Autorize o acesso de leitura na tela da própria ferramenta, com a conta que enxerga os quadros da agência.

5. Escolha quais quadros, espaços ou bases devem entrar na leitura. Deixe de fora o que já estava morto no mapeamento.

6. Aguarde a leitura terminar. O Neo encerra o acesso ao final, sem deixar permissão ativa.

7. Revise a estrutura que chegou ao Neo e ajuste nomes de etapas, responsáveis e campos antes de publicar o fluxo.

Tela do Workflow Studio, para acessar as importações fáceis converse com o Neo (ele cria seus serviços e fluxos).

Aqui o Neo conduz a importação de maneira fácil e interativa.

Como trazer a estrutura do Operand ou de outro sistema por prints

Nem todo sistema oferece conexão direta. Para Operand e outras ferramentas, o Neo guia um roteiro que indica quais telas capturar, na ordem, para que a estrutura chegue completa. Você tira os prints, envia e o Neo lê a estrutura a partir deles.

1. No Workflow Studio, escolha a importação por prints quando seu sistema não aparecer na lista de conexões.

2. Siga o roteiro na tela: ele indica a primeira captura, geralmente a visão geral de projetos ou quadros [CONFERIR: caminho provável dentro do roteiro guiado].

3. Abra o Operand em outra aba, deixe a tela no estado pedido e capture.

4. Envie o print no passo correspondente do roteiro e avance para a próxima captura.

5. Repita até fechar o roteiro, incluindo as telas de etapas e de campos personalizados.

6. Revise com o Neo a estrutura montada e corrija o que ficou ambíguo antes de ativar o fluxo.

Vantagens de importar em vez de recriar

Você migra sem reservar uma semana da equipe

Você faz a leitura num intervalo entre reuniões e já vê o fluxo da agência montado no Neo. Some o projeto paralelo que ninguém assumia, e some também a desculpa de adiar a troca para o mês que vem.

A equipe reconhece o que vê na primeira entrada

Como as etapas e os campos vieram do sistema que todo mundo usava, o designer abre o NAMTAB e encontra os mesmos nomes de ontem. O treinamento vira ajuste de detalhe.

Seu acesso ao sistema antigo não fica aberto

A conexão é de leitura e termina junto com a importação. Você não precisa lembrar de revogar permissão depois nem explicar ao cliente por que outra ferramenta ainda enxerga o quadro dele.

Você revisa o processo enquanto migra

Escolher quais quadros entram obriga a olhar o que a agência de fato usa. Quem importa costuma cortar listas duplicadas e etapas de aprovação esquecidas no mesmo movimento, e entra no NAMTAB com um fluxo mais enxuto do que tinha no Trello.

Separe quinze minutos, abra o Workflow Studio e rode a leitura com um quadro só, o de um cliente que você conhece de cor. Com a estrutura na tela você decide se faz sentido levar o resto.

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